ROBOTTON
Publicado
em 26 de Março de 2018
Na hora de gerenciar um condomínio, uma das questões mais
relevantes é o cuidado com a administração financeira. Se a receita da
arrecadação não for maior que as despesas existentes, torna-se impossível
atender às necessidades de gestão. Para evitar surpresas, a previsão
orçamentária é condição fundamental para uma boa administração.
Como
o nome indica, é uma previsão do dinheiro que será gasto e arrecadado. Em
geral, são utilizados dados históricos e análises cruzadas. Quanto melhor o
cumprimento da previsão, mais bem-sucedida é a atuação do síndico.
Para
tanto, é preciso executar algumas etapas. Quer descobrir o que fazer? Então,
veja nove passos para elaborar uma previsão orçamentária!
1. Faça benchmarking com outros
condomínios
Para
criar benchmarking,
é fundamental saber quanto o condomínio tem gastado e quais são os principais
usos do dinheiro. Contudo, é preciso ter em mente que nem sempre os números
correspondem à realidade vivida por outros locais.
Para
saber como o condomínio se compara aos demais de mesmo estilo, é conveniente
utilizar parâmetros e indicadores. O principal é o Índice Periódico de Variação
Condominial de Custos Condominiais (Ipevecon), da Associação das
Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios (AABIC).
Além
de verificar essas informações, é preciso fazer o acompanhamento diário,
semanal e mensal. Tendo a visualização de receitas, despesas e
comparativos com o índice, é fácil chegar a um resultado consistente.
2. Use o Balanced Scorecard
A
metodologia do Balanced Scorecard (Indicadores
Balanceados de Desempenho) existe desde a década de 1990 e é muito utilizada no
gerenciamento de empresas. Os condomínios também podem aproveitar este recurso
para ter visibilidade e eficiência na elaboração da previsão orçamentária.
Basicamente,
ele se divide nos aspectos Financeiro, Processos Internos, Crescimento e
Aprendizado e Cliente. Nesse último caso, os condôminos e proprietários ocupam
a posição.
Ao
dividir as etapas nos quatro grandes grupos, é possível formar um mapa em que
serão apresentados os objetivos do condomínio para o próximo exercício
financeiro. É uma forma de se ter um panorama sobre quanto dinheiro será
necessário, além de servir para embasar a previsão elaborada.
3. Fique atento à gestão de pessoas
Historicamente,
o maior custo dos condomínios reside na gestão dos funcionários, pois para cada
R$ 1,00 arrecadado, é destinado R$ 0,50 a R$ 0,60 centavos para as despesas
relacionadas com mão de obra. Montar equipes e garantir que elas atuem
corretamente consomem boa parte das despesas. Mesmo quando há a terceirização,
que é mais barata, os valores são altos.
Ao
longo do tempo, surgiram modelos que buscam o equilíbrio das contas sem
comprometer a qualidade. A portaria virtual, por exemplo, seria um jeito de
diminuir o quadro de funcionários. No entanto, é um modelo que ainda está
em desenvolvimento.
Para
fazer um bom planejamento, portanto, é fundamental acompanhar fatores como
horas extras, escala de férias e folgas trabalhadas. Além de tudo, a provisão
de recursos é importante para pagamentos como 13º salário e passivos
trabalhistas referentes à rescisão. Eles são inevitáveis, e o orçamento deve
contemplá-los de forma antecipada. Lembrando que o reajuste anual pelo
dissídio das terceirizadas é em janeiro e dos funcionários orgânicos em
outubro.
4. Considere implementar a gestão da
manutenção
Outro
fator que precisa entrar na conta da previsão orçamentária é o gerenciamento da
manutenção. Ele se baseia na execução das manutenções preditiva e preventiva.
Graças à análise e ao conhecimento, é possível se antecipar a falhas, problemas
e custos mais elevados.
Mas
tudo isso tem um gasto em provisionamentos. Assim é preciso implementar
uma gestão empresarial capaz de explorar, mapear, registrar e acompanhar o
ciclo dos itens. Desde a compra até as menores manutenções, exige-se uma
checagem completa.
Com
o conhecimento adequado, como o ciclo técnico de cada elemento, é possível
implementar ações de antecipação. Contudo, é algo que precisa ser muito bem
trabalhado com os condôminos, que deverão verificar o valor em adiantar os
investimentos.
5. Conheça os níveis de inadimplência
Um
dos gargalos financeiros dos condomínios é a inadimplência. Quando o pagamento não é feito
em dia, há prejuízos no fluxo de caixa e na previsibilidade de receitas.
Portanto, é fundamental conhecer quais são os níveis nesse sentido antes de
planejar o orçamento.
Para
melhorar os resultados, também deve-se avaliar o Índice Periódico de Mora e
Inadimplência Condominial (Ipemic) da AABIC. Ao fazer isso, é possível ter
visibilidade sobre quais são os níveis de inadimplência no mercado.
É
muito importante provisionar a inadimplência. O ideal é que a execução seja
feita com uma ferramenta automatizada, que faça a regressão corretamente. Desse
jeito, os valores ficarão dentro do aceitável e a precisão aumenta.
Por
fim, alguns condomínios procuram resolver esta situação procurando um novo
produto no mercado que garante a arrecadação do condomínio de forma
integral, o que melhora o fluxo de caixa e honra as despesas do dia a dia.
6. Realize cotações para novos
investimentos
Além
das despesas tradicionais do condomínio, como os gastos com pessoal e
manutenção, pode ser necessário implementar melhorias e mudanças. É o caso de
renovar a fachada ou fazer a substituição de equipamentos antigos.
Para
provisionar os recursos adequados, solicite cotações diversas. Evite as
indicações pessoais, como de parentes e amigos que fazem o serviço, pois não
são bem-vistas.
Com
o objetivo de facilitar a tarefa de encontrar o melhor pelo menor preço, é
válido usar ferramentas comparadoras. Assim, a escolha é embasada e tem maiores
chances de sucesso.
7. Favoreça a comunicação
Como
dinheiro é um assunto muito sensível, a comunicação quanto à previsão
orçamentária e seus desdobramentos tem que ser reforçada. Novamente, a
tecnologia pode ajudar.
Apresentar
documentos comprobatórios de receitas e despesas por meio de um portal, por
exemplo, diminui os custos e a burocracia. Isso otimiza tempo, espaço e
dinheiro sem prejudicar a capacidade dos condôminos de saber como os
recursos são e serão usados.
Quanto
melhor for a comunicação, menor será o nível de questionamentos e mais fácil em
chegar a uma conclusão nesse sentido.
8. Aposte nas informações em tempo real
Ainda
que essas ações de exposição de documentos sejam importantes, elas não devem
ser feitas de maneira defasada. Apresentar apenas um demonstrativo resumido dos
movimentos financeiros pode mais confundir do que trazer transparência para
toda a etapa.
Em
vez disso, ofereça aos moradores acesso em tempo real sobre os dados
relevantes. É interessante que eles possam acompanhar os gastos e receitas
conforme acontecem, pois torna a previsão orçamentária especialmente viável.
Além
de tudo, o acompanhamento desse tipo ajudará na elaboração da próxima previsão,
já que muita gente terá melhor visibilidade.
9. Realize a prestação de contas
Não
basta ter a previsão orçamentária aprovada. Após os gastos serem realizados, é
preciso garantir a aprovação das contas do síndico. A fiscalização é feita pelo conselho fiscal
e/ou consultivo, mas é a assembleia quem dá a palavra final.
Contar
com auditorias externas até traz mais segurança para o resultado, mas a decisão
é dada pela assembleia formada pelos proprietários.
Portanto, não deixe de fazer uma apresentação estruturada, com elementos
comprobatórios e que esteja próxima da previsão orçamentária. Isso levará não
apenas ao sucesso da atuação como síndico, mas também ao aumento da satisfação
de todos os envolvidos.
Ao
seguir esses passos, elaborar a previsão orçamentária do condomínio ficará mais
fácil. Não deixe de contar com bons parceiros e recursos para ter o máximo
de visibilidade e transparência no processo!
Disponível em https://blog.robotton.com.br/veja-como-elaborar-uma-boa-previsao-orcamentaria-em-9-etapas.
Acesso em Acesso em 27 mar. 2019
