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quarta-feira, 6 de outubro de 2021

Obrigações legais

 

Como prestar contas verdadeiramente na assembleia anual

Rosely de Oliveira Schwartz

10/02/2020

 

A assembleia de prestação de contas é um momento tenso na vida dos síndicos e das administradoras, mas existe uma forma de apresentar com transparência e surpreender os moradores.

Normalmente, na assembleia anual que traz como pauta a prestação de contas, esta é feita de forma simplória, em que o síndico ou administradora colocam em cima de uma mesa as doze pastas dos últimos doze meses e perguntam aos moradores se há alguma dúvida. Como os moradores não acompanham de forma efetiva a movimentação mensal e, em muitos casos, o condomínio não possui as pastas virtuais, que podem facilitar essa verificação, os moradores não colocam nenhum questionamento e aprovam de forma rápida as contas do período apresentado.

Essa falha no acompanhamento dos moradores não é interessante para o síndico que busca maior eficiência, qualidade, na gestão. A assembleia de prestação de contas é uma ótima oportunidade para ambos os gestores (síndico e administradora) demonstrarem o comprometimento e os resultados positivos obtidos em função de uma gestão mais qualificada, ou seja, realmente mais profissional. Poderá demonstrar que os objetivos foram atingidos e evidenciar, por meio de dados e gráficos, as metas conquistadas.

A comparação mensal dos valores previstos versos os valores realizados serão indispensáveis na prestação de contas anual, comprovando de forma clara aos moradores a assertividade conseguida na elaboração do orçamento anual, o qual foi aprovado na assembleia anterior.

Para realizar uma prestação contas que se assemelhe a de uma empresa, é necessário que, durante todo o ano, a administração tenha as informações apuradas de forma criteriosa e que utilize o mesmo plano de contas. Os dados precisam ser confiáveis para que haja uma gestão segura, inclusive das manutenções, com a identificação do número de falhas ocorridas, mesmo tendo a manutenção preventiva, por exemplo, no caso dos elevadores, gerador e bombas de recalque.

Será bem interessante se a prestação de contas apresentar de forma resumida toda movimentação que ocorreu no condomínio, em um dado período, relembrando aos moradores tudo que foi realizado, sendo que, muitas das informações, constaram do demonstrativo financeiro distribuído mensalmente. São indispensáveis as seguintes informações na prestação de contas anual:

  • Estrutura física (apresentar as reformas realizadas, com fotos do antes e do depois, mencionar as fotos dos problemas existentes);
  • Inspeções legais (Exemplo: limpeza da caixa d’água, análise da água, extintores, mangueiras, para-raio, AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), brigada de incêndio, gás, desinsetização);
  • Exigências trabalhistas – comprovar o cumprimento das NR7 - PCMSO, NR9 – PPRA, NR5 – Primeiros Socorros, entrega da RAIS e DIRF;
  • Órgãos – Federal / Estadual / Municipal – demonstrar que não há pendências, por meio de Certidões Negativas;
  • Situação financeira – demonstrar os saldos da conta corrente e dos fundos de reserva e de obras. Apontar também todas as reduções de custo que foram possíveis realizar, como: água, energia, manutenção dos elevadores;
  • Valores não creditados – demonstrar o saldo da inadimplência, apontando os valores que estão em acordos judiciais e extrajudiciais, a quantidade de ações que estão em andamento e os valores que ainda não foram ajuizados, por serem apenas uma ou duas cotas e que estão em negociação com os devedores;
  • Principais obras – Relacionar todas as obras realizadas com e sem rateio;
  • Obras não realizadas – Mencionar as obras que não foram realizadas e os motivos;
  • Contas a Pagar – Apontar os valores já empenhados pelo condomínio, como os compromissos com fornecedores de serviços ou compras.

Com a apresentação de todas essas informações, as quais deverão integrar a ata da assembleia, ficando para o condomínio um histórico, os moradores terão realmente uma prestação de contas e com certeza irão valorizar muito mais o trabalho do síndico e da administradora, dado que muitos não têm a menor noção da grande responsabilidade que envolve a gestão de condomínios.

Rosely de Oliveira Schwartz, contabilista, administradora, escritora e especialista em condomínios.

Disponível em https://www.ocondominio.com.br/noticias/2919/obrigacoes-legais. Acesso em 11 de fevereiro de 2020.


Veja como elaborar uma boa previsão orçamentária em 9 etapas

 

Veja como elaborar uma boa previsão orçamentária em 9 etapas

ROBOTTON

Publicado em 26 de Março de 2018

 

Na hora de gerenciar um condomínio, uma das questões mais relevantes é o cuidado com a administração financeira. Se a receita da arrecadação não for maior que as despesas existentes, torna-se impossível atender às necessidades de gestão. Para evitar surpresas, a previsão orçamentária é condição fundamental para uma boa administração.

Como o nome indica, é uma previsão do dinheiro que será gasto e arrecadado. Em geral, são utilizados dados históricos e análises cruzadas. Quanto melhor o cumprimento da previsão, mais bem-sucedida é a atuação do síndico.

Para tanto, é preciso executar algumas etapas. Quer descobrir o que fazer? Então, veja nove passos para elaborar uma previsão orçamentária!

1. Faça benchmarking com outros condomínios

Para criar benchmarking, é fundamental saber quanto o condomínio tem gastado e quais são os principais usos do dinheiro. Contudo, é preciso ter em mente que nem sempre os números correspondem à realidade vivida por outros locais.

Para saber como o condomínio se compara aos demais de mesmo estilo, é conveniente utilizar parâmetros e indicadores. O principal é o Índice Periódico de Variação Condominial de Custos Condominiais (Ipevecon), da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios (AABIC).

Além de verificar essas informações, é preciso fazer o acompanhamento diário, semanal e mensal. Tendo a visualização de receitas, despesas e comparativos com o índice, é fácil chegar a um resultado consistente.

2. Use o Balanced Scorecard

A metodologia do Balanced Scorecard (Indicadores Balanceados de Desempenho) existe desde a década de 1990 e é muito utilizada no gerenciamento de empresas. Os condomínios também podem aproveitar este recurso para ter visibilidade e eficiência na elaboração da previsão orçamentária.

Basicamente, ele se divide nos aspectos Financeiro, Processos Internos, Crescimento e Aprendizado e Cliente. Nesse último caso, os condôminos e proprietários ocupam a posição.

Ao dividir as etapas nos quatro grandes grupos, é possível formar um mapa em que serão apresentados os objetivos do condomínio para o próximo exercício financeiro. É uma forma de se ter um panorama sobre quanto dinheiro será necessário, além de servir para embasar a previsão elaborada.

3. Fique atento à gestão de pessoas

Historicamente, o maior custo dos condomínios reside na gestão dos funcionários, pois para cada R$ 1,00 arrecadado, é destinado R$ 0,50 a R$ 0,60 centavos para as despesas relacionadas com mão de obra. Montar equipes e garantir que elas atuem corretamente consomem boa parte das despesas. Mesmo quando há a terceirização, que é mais barata, os valores são altos.

Ao longo do tempo, surgiram modelos que buscam o equilíbrio das contas sem comprometer a qualidade. A portaria virtual, por exemplo, seria um jeito de diminuir o quadro de funcionários. No entanto, é um modelo que ainda está em desenvolvimento.

Para fazer um bom planejamento, portanto, é fundamental acompanhar fatores como horas extras, escala de férias e folgas trabalhadas. Além de tudo, a provisão de recursos é importante para pagamentos como 13º salário e passivos trabalhistas referentes à rescisão. Eles são inevitáveis, e o orçamento deve contemplá-los de forma antecipada. Lembrando que o reajuste anual pelo dissídio das terceirizadas é em janeiro e dos funcionários orgânicos em outubro.

4. Considere implementar a gestão da manutenção

Outro fator que precisa entrar na conta da previsão orçamentária é o gerenciamento da manutenção. Ele se baseia na execução das manutenções preditiva e preventiva. Graças à análise e ao conhecimento, é possível se antecipar a falhas, problemas e custos mais elevados.

Mas tudo isso tem um gasto em provisionamentos. Assim é preciso implementar uma gestão empresarial capaz de explorar, mapear, registrar e acompanhar o ciclo dos itens. Desde a compra até as menores manutenções, exige-se uma checagem completa.

Com o conhecimento adequado, como o ciclo técnico de cada elemento, é possível implementar ações de antecipação. Contudo, é algo que precisa ser muito bem trabalhado com os condôminos, que deverão verificar o valor em adiantar os investimentos.

5. Conheça os níveis de inadimplência

Um dos gargalos financeiros dos condomínios é a inadimplência. Quando o pagamento não é feito em dia, há prejuízos no fluxo de caixa e na previsibilidade de receitas. Portanto, é fundamental conhecer quais são os níveis nesse sentido antes de planejar o orçamento.

Para melhorar os resultados, também deve-se avaliar o Índice Periódico de Mora e Inadimplência Condominial (Ipemic) da AABIC. Ao fazer isso, é possível ter visibilidade sobre quais são os níveis de inadimplência no mercado.

É muito importante provisionar a inadimplência. O ideal é que a execução seja feita com uma ferramenta automatizada, que faça a regressão corretamente. Desse jeito, os valores ficarão dentro do aceitável e a precisão aumenta.

Por fim, alguns condomínios procuram resolver esta situação procurando um novo produto no mercado que garante a arrecadação do condomínio de forma integral, o que melhora o fluxo de caixa e honra as despesas do dia a dia.

6. Realize cotações para novos investimentos

Além das despesas tradicionais do condomínio, como os gastos com pessoal e manutenção, pode ser necessário implementar melhorias e mudanças. É o caso de renovar a fachada ou fazer a substituição de equipamentos antigos.

Para provisionar os recursos adequados, solicite cotações diversas. Evite as indicações pessoais, como de parentes e amigos que fazem o serviço, pois não são bem-vistas.

Com o objetivo de facilitar a tarefa de encontrar o melhor pelo menor preço, é válido usar ferramentas comparadoras. Assim, a escolha é embasada e tem maiores chances de sucesso.

7. Favoreça a comunicação

Como dinheiro é um assunto muito sensível, a comunicação quanto à previsão orçamentária e seus desdobramentos tem que ser reforçada. Novamente, a tecnologia pode ajudar.

Apresentar documentos comprobatórios de receitas e despesas por meio de um portal, por exemplo, diminui os custos e a burocracia. Isso otimiza tempo, espaço e dinheiro sem prejudicar a capacidade dos condôminos de saber como os recursos são e serão usados.

Quanto melhor for a comunicação, menor será o nível de questionamentos e mais fácil em chegar a uma conclusão nesse sentido.

8. Aposte nas informações em tempo real

Ainda que essas ações de exposição de documentos sejam importantes, elas não devem ser feitas de maneira defasada. Apresentar apenas um demonstrativo resumido dos movimentos financeiros pode mais confundir do que trazer transparência para toda a etapa.

Em vez disso, ofereça aos moradores acesso em tempo real sobre os dados relevantes. É interessante que eles possam acompanhar os gastos e receitas conforme acontecem, pois torna a previsão orçamentária especialmente viável.

Além de tudo, o acompanhamento desse tipo ajudará na elaboração da próxima previsão, já que muita gente terá melhor visibilidade.

9. Realize a prestação de contas

Não basta ter a previsão orçamentária aprovada. Após os gastos serem realizados, é preciso garantir a aprovação das contas do síndico. A fiscalização é feita pelo conselho fiscal e/ou consultivo, mas é a assembleia quem dá a palavra final.

Contar com auditorias externas até traz mais segurança para o resultado, mas a decisão é dada pela assembleia formada pelos proprietários. Portanto, não deixe de fazer uma apresentação estruturada, com elementos comprobatórios e que esteja próxima da previsão orçamentária. Isso levará não apenas ao sucesso da atuação como síndico, mas também ao aumento da satisfação de todos os envolvidos.

Ao seguir esses passos, elaborar a previsão orçamentária do condomínio ficará mais fácil. Não deixe de contar com bons parceiros e recursos para ter o máximo de visibilidade e transparência no processo!

Disponível em https://blog.robotton.com.br/veja-como-elaborar-uma-boa-previsao-orcamentaria-em-9-etapas. Acesso em Acesso em 27 mar. 2019






terça-feira, 19 de janeiro de 2016

Erros comuns na gestão financeira

SINDICONET
27 de junho de 2014
Conheça-os e saiba como evitá-los




·         É importante distribuir as despesas relacionadas ao pagamento do 13º salários dos funcionários no valor do condomínio ao longo de todos os meses do ano
·         A utilização da verba do Fundo de Reserva deve ser feita somente com previsão em assembleia, a não ser em caso de extrema urgência
·         Nesse caso, deve-se marcar uma reunião posterior para referendar o dinheiro que foi utilizado
·         Em caso de condôminos inadimplentes, deve-se tentar de todas as formas fazer um acordo, antes de executar a cobrança por via judicial
·         Um erro comum é não abrir contas (contábeis) específicas para os diversos fundos do condomínio

O ideal é contabilizar isoladamente a parte ordinária e ter um demonstrativo específico para cada conta, como obras, fundo de reserva, entre outros. Ex.:
despesa/mês (R$)
JAN
FEV
MAR
ABR
MAI
JUN
Fundo de Reserva
1.500
1.500
1.500
2.000
2.000
2.000
Obras
1.150
1.100
1.000
1.780
1.650
1.820
Decoração
0
200
0
0
0
0
Outros
350
500
500
200
200
200

JUL
AGO
SET
OUT
NOV
DEZ
Fundo de Reserva
1.500
2.000
2.000
2.000
2.000
2.000
Obras
1.348
1.850
1.844
1.080
1.200
900
Decoração
0
0
0
0
120
950
Outros
250
100
0
0
100
140

despesa/mês (R$)
JAN
FEV
MAR
ABR
MAI
JUN
Despesas Ordinárias
5.630
4.858
4.772
4.868
4.566
4.632

JUL
AGO
SET
OUT
NOV
DEZ
Despesas Ordinárias
4.678
4.984
4.442
4.986
5.080
4.976







·         Também é importante ter cuidado no lançamento de despesas em cada conta.
·         A folha de pagamento também é um foco de erros, principalmente no caso de contabilização das horas extras ou folgas. É preciso tomar cuidado.
·         Um quadro fixo de horários de funcionários ajuda a evitar esse tipo de erro.

Disponível em http://www.sindiconet.com.br/6960/Informese/Finanas/Erros-comuns-na-gestao-financeira. Acesso em 27 de junho de 2014.