Síndico no banco dos réus: quais os riscos legais de não contratar uma administradora de condomínios séria

 

Um dos papeis do síndico é a administração financeira, mas ele nem sempre domina essa atividade. Para evitar problemas, veja os 3 critérios essenciais!

 

PROADSP

13 de fevereiro de 2020 

 

O síndico responde legalmente pelo condomínio. Por isso, ele pode, sim, acabar envolvido em um processo judicial, se não desempenhar suas atividades com a devida competência e seriedade. Isso inclui, é claro, as atividades de administração financeira.

Contudo, o síndico não é, necessariamente, alguém que domine conhecimentos em administração, até porque envolve muitos aspectos e que passam por mudanças. E, em muitos casos, ficará difícil o síndico saber a melhor forma de conduzir a área financeira. Dessa forma, existe um alto risco de que o condomínio enfrente problemas financeiros. Existe, claro, também um risco significativo do síndico sofrer um processo pelas consequências da sua inaptidão.

Como evitar que isso aconteça? O primeiro passo é entender quais são os critérios para uma boa administração financeira. Conhecendo esses critérios, o síndico ficará mais atento para evitar erros e, dessa forma, reduzir o risco de acabar “no banco dos réus”.

Critério #1: como ter um controle financeiro organizado do condomínio?

O condomínio não é uma empresa (apesar de ter CNPJ), mas os dois têm muitas semelhanças em relação à administração. Uma delas é a necessidade de manter controles financeiros.

Em qualquer momento, o síndico precisa saber:

• quanto dinheiro está disponível;
• quanto é devido a funcionários, fornecedores e prestadores de serviços;
• quanto será arrecadado nas próximas semanas e meses.

Ele só pode saber essas informações se tiver controles eficientes. Por isso, tudo que entra ou que sai (mesmo que seja um lançamento futuro; por exemplo, uma contratação que só vai ser paga daqui a três meses) deve ficar registrado. Também é recomendável não deixar algumas transações de fora do registro, mesmo que o valor seja baixo. Além de prejudicar os registros, isso pode comprometer a credibilidade do síndico na administração financeira do condomínio.

Critério #2: como o síndico pode agir com transparência?

O dinheiro do condomínio vem das contribuições dos condôminos. Naturalmente, eles querem saber para onde esses recursos estão indo. Se essa informação não for apresentada, é muito provável que apareça um sentimento de desconfiança em relação ao síndico, que lida diretamente com a administração financeira.

Por isso, uma das responsabilidades do síndico é apresentar relatórios periódicos sobre como o caixa do condomínio vem sendo utilizado. No entanto, isso não basta para ter transparência.

Quanto mais detalhados esses relatórios forem, melhor. Por exemplo, “manutenção” é uma categoria muito ampla. Então, vale a pena detalhar cada ação de manutenção e o seu respectivo custo. O segredo é realmente abrir as informações para os condôminos.

Critério #3: como demonstrar prudência nos gastos da administração financeira?

Como os recursos financeiros são limitados, é preciso ter prudência na hora de gastá-los; especialmente quando você está lidando com o dinheiro de terceiros, como é o caso do síndico de condomínios.

Então, antes de fazer qualquer compra ou contratação, é recomendável considerar:

• se ela é mesmo necessária;
• se ela precisa ser feita nesse momento, ou pode aguardar;
• se existe uma alternativa mais econômica.

Além disso, se concluir que o gasto deve ser feito, o síndico também precisa ter um processo para encontrar o melhor custo-benefício. Fazer múltiplos orçamentos e negociar descontos são exemplos de boas práticas.

Por fim, respeitar os três critérios que você acabou de ver é o primeiro passo para o síndico que deseja fazer uma administração financeira responsável e, assim, reduzir o risco de sentar no banco dos réus. Entretanto, existe um caminho mais prático e eficiente: em vez de cuidar de tudo sozinho, contratar uma administradora de condomínios com selo PROAD. Ela oferece uma equipe capacitada e ferramentas para apoiar o síndico e orientar para as finanças de maneira certa e eficiente.

Disponível em https://www.proadsp.com.br/riscos-de-nao-contratar-uma-administradora-condominios-seria/?fbclid=IwAR1IBufXbPa81L33hTvnCeasGFhHfCvY7OClpCTHK2-mmlGyfHsETTzsyjI. Acesso em 16 de fevereiro de 2020.

Só convenção muda

Condomínio deve ser rateado em proporção a frações ideais dos imóveis

CONJUR

06/02/2020

 

Despesas condominiais deverão ser rateadas de acordo com a proporção das frações ideais dos imóveis, salvo disposição em contrário da convenção.

Com base nesse entendimento, o Superior Tribunal de Justiça deu ganho de causa para um condomínio no Rio de Janeiro que travava uma disputa judicial com um de seus condôminos sobre o rateio de despesas do edifício.

Na ação, o condômino alegava que a fração ideal estava errada porque a área construída do seu imóvel era menor e, por conta disso, ele teria que pagar um valor menor em relação aos outros moradores do edifício.

Esse morador pedia que o rateio de despesas com base na fração ideal que cada condômino tem é equivalente a área construída do apartamento. “Com frequência a equivalência pode acontecer, mas ter como premissa é equivocado, por não se tratar de uma regra. O construtor pode utilizar regras diferentes para o cálculo da fração. E era o que acontecia neste condomínio. Ele rateava as despesas do condomínio em proporção as frações ideais das unidades, que não possuía equivalência com a área construída”, explica o advogado Fernando Galba, do escritório Coelho, Junqueira & Roque Advogado.

De acordo com a decisão do STJ, “a convenção condominial adotava a regra da coleta das contribuições utilizando-se como parâmetro a fração ideal". "Todavia, o conceito de fração ideal não se confunde com o de metragem da unidade autônoma, até porque a cota é determinada por convenção como sendo proporcional à fração ideal do terreno e partes comuns, nos termos dos artigos 12 da Lei 4.591/64 e 1.336, I, do Código Civil. Nos termos do artigo 1.336, I, do Código Civil, é dever do condômino ‘contribuir para as despesas do condomínio, na proporção das suas frações ideais, salvo disposição em contrário da convenção’."

Ainda segundo a decisão, “mostra-se acertada a conclusão da sentença, quanto à improcedência do pedido de devolução dos valores supostamente cobrados a maior, porque o critério adotado da fração ideal não estava atrelado à metragem de cada unidade autônoma".

"Para a legalidade da cobrança, era o bastante que as cobranças estivessem proporcionais entre si, de acordo com as frações ideais definidas na convenção, o que foi evidenciado."

Disponível em https://www.ocondominio.com.br/noticias/2914/so-convencao-muda?fbclid=IwAR3a_p05l__7wN5gz7GQLEpj2ZoSAYgamoJU0IhLkUJb94DDOkZ16XxFdi4. Acesso em 06 de fevereiro de 2020.

 

Dívida de condomínio de R$ 8 mil gera penhora de imóvel sem citação do proprietário, decide STJ

 

A obrigação condominial está relacionada com a situação jurídica fática (contrato de locação) e não com o registro do imóvel

Focus.jor.br

09/01/2020

 

A Terceira Turma do Superior Tribunal de Justiça (STJ) decidiu que imóvel pode ser penhorado por dívida de condomínio, sem a citação do proprietário do bem. No caso, o condomínio executou a dívida de taxa condominial de um apartamento contra o inquilino. Na ação de execução, o dono do bem não fez parte da ação, não tendo portanto conhecimento do débito. O órgão julgador entendeu que a locatária usufrui dos serviços prestados pelo condomínio é quem deve constar na ação e não o locador.

Para evitar a penhora do seu imóvel, a proprietária acionou a justiça contra execução de dívida de valores afeitos à taxa de condomínio. Na ação, a dona do apartamento alegou que o imóvel estava alugado e que não foi citada na devida ação de cobrança. A justiça paulista de primeiro grau rejeitou o pedido da proprietária, sendo reformado em seguida pelo Tribunal Justiça de São Paulo (TJSP). Em recurso ao STJ, o condomínio sustentou que diante da característica propter rem da obrigação condominial, cada unidade imobiliária responde pelas suas despesas, independentemente de quem as originou ou da própria vontade do proprietário.

Para a ministra Nancy Andrighi, relatora do recurso no STJ, a obrigação de pagamento das despesas condominiais é de natureza propter rem, ou seja, é obrigação “própria da coisa”, caracterizada pela particularidade de o devedor se individualizar única e exclusivamente pela titularidade do direito real, desvinculada de qualquer manifestação de vontade. “O que define a responsabilidade pelo pagamento das obrigações condominiais não é o registro do compromisso de compra e venda, mas a relação jurídica material com o imóvel, representada pela imissão na posse pelo promissário comprador, dependendo das circunstâncias de cada caso concreto”, destacou a julgadora.

A ação de cobrança foi ajuizada em 2011, referente ao débito no valor de R$ 8.200,00

Disponível em https://www.ocondominio.com.br/noticias/2882/divida-de-condominio-de-r-8-mil-gera-penhora-de-imovel-sem-citacao-do-proprietario-decide-stj?fbclid=IwAR1xBEs9JG-UsWIyfBDE7q4FLHzker2wYMU-IxLKQ6W_C8iBbMaWKssMKfU. Acesso em 09 de janeiro de 2020.

Ilegalidade da administradora ao oferecer serviços jurídicos

 

KÊNIO DE SOUZA PEREIRA

27 de dezembro de 2019

 

É fundamental o condomínio verificar a idoneidade da administradora de condomínio ao contratar seus serviços, os quais têm como foco questões contábeis, administrativas e operacionais, havendo ilegalidade quando essas prestam na sua sede serviços advocatícios. O diretor da administradora de condomínio engana o síndico e os condôminos ao oferecer orientação jurídica, sendo comum utilizá-la como um plus com o objetivo de captar os condomínios, podendo ser enquadrado no crime de estelionato previsto no artigo 171 do Código Penal. O fato é que muitos síndicos e condôminos têm sido induzidos a acreditar que estão contratando serviços jurídicos quando na realidade não estão, ainda que esse serviço esteja previsto no contrato da administradora.

O fato é que a Lei Federal nº 8.906/94 proíbe que qualquer empresa que tenha destinação que não seja exclusivamente a advocacia, venha a oferecer serviços jurídicos, conforme artigo 16: “Não são admitidas a registro nem podem funcionar todas as espécies de sociedades de advogados que apresentem forma ou características de sociedade empresária, que adotem denominação de fantasia, que realizem atividades estranhas à advocacia, que incluam como sócio ou titular de sociedade unipessoal de advocacia pessoa não inscrita como advogado ou totalmente proibida de advogar. […] § 3º É proibido o registro, nos cartórios de registro civil de pessoas jurídicas e nas juntas comerciais, de sociedade que inclua, entre outras finalidades, a atividade de advocacia.”

Em várias situações os condôminos necessitam de orientação em questões jurídicas complexas que exigem a atuação de um advogado independente, que não esteja ligado à administradora de condomínio, pois somente assim terá liberdade e autonomia para emitir um parecer jurídico que não seja influenciado pela administradora que poderá colocar em primeiro lugar seus interesses. O Estatuto da Advocacia e da Ordem dos Advogados do Brasil, Lei Federal nº 8.906/94, no seu artigo 1º, inciso II, prevê que são atividades privativas do advogado a consultoria e a assessoria jurídica, sendo proibido a uma administradora de condomínio se fazer passar por um escritório de advocacia, conforme “§ 3º É vedada a divulgação de advocacia em conjunto com outra atividade.”

Há, ainda, afronta aos artigos 5º, 7º e 39 do Código de Ética e Disciplina da OAB, não podendo um advogado atuar dentro de uma administradora de condomínio, pois este deve agir sem qualquer ligação com outra atividade, sob pena de ser repreendido pela OAB em processo disciplinar.

Entretanto, caso o diretor da empresa administradora (que geralmente é um contador ou administrador), ou mesmo o síndico profissional, venha a emitir parecer jurídico ou elaborar documentos jurídicos, estará exercendo ilegalmente uma profissão, sendo que a referida conduta, conforme o Decreto 3.688/41, configura uma contravenção penal que prevê pena de prisão simples: Art. 47. Exercer profissão ou atividade econômica ou anunciar que a exerce, sem preencher as condições a que por lei está que a exerce, sem preencher as condições a que por lei está subordinado o seu exercício”.

É importante que os condomínios entendam os riscos que têm corrido por deixarem de buscar uma orientação especializada nos momentos de conflito de interesses, na redação e na interpretação das convenções e dos regimentos internos. Vários são os casos de prejuízos causados por administradores que se aventuram a dar palpites em assuntos jurídicos, pois induziram o condomínio a assumir posturas equivocadas, como o oferecimento de modelos de convenção ou de regimentos internos que ignoram as particularidades do caso concreto. Em alguns casos tal orientação visou reduzir os problemas para a administradora e não para o condomínio, deixando este vulnerável ao agravamento de prejuízos.

A sociedade evoluiu impondo a necessidade da especialização na prestação de serviços que deve ser contratada com base na experiência, na competência, sendo mais importante as boas indicações do que o menor preço, pois qualidade tem custo mais elevado, o que pode ao final resultar em economia.

Disponível em https://diariodocomercio.com.br/artigo/ilegalidade-da-administradora-ao-oferecer-servicos-juridicos/. Acesso em 27 de dezembro de 2019.

Veja como elaborar uma boa previsão orçamentária em 9 etapas

 

Veja como elaborar uma boa previsão orçamentária em 9 etapas

ROBOTTON

Publicado em 26 de Março de 2018

 

Na hora de gerenciar um condomínio, uma das questões mais relevantes é o cuidado com a administração financeira. Se a receita da arrecadação não for maior que as despesas existentes, torna-se impossível atender às necessidades de gestão. Para evitar surpresas, a previsão orçamentária é condição fundamental para uma boa administração.

Como o nome indica, é uma previsão do dinheiro que será gasto e arrecadado. Em geral, são utilizados dados históricos e análises cruzadas. Quanto melhor o cumprimento da previsão, mais bem-sucedida é a atuação do síndico.

Para tanto, é preciso executar algumas etapas. Quer descobrir o que fazer? Então, veja nove passos para elaborar uma previsão orçamentária!

1. Faça benchmarking com outros condomínios

Para criar benchmarking, é fundamental saber quanto o condomínio tem gastado e quais são os principais usos do dinheiro. Contudo, é preciso ter em mente que nem sempre os números correspondem à realidade vivida por outros locais.

Para saber como o condomínio se compara aos demais de mesmo estilo, é conveniente utilizar parâmetros e indicadores. O principal é o Índice Periódico de Variação Condominial de Custos Condominiais (Ipevecon), da Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios (AABIC).

Além de verificar essas informações, é preciso fazer o acompanhamento diário, semanal e mensal. Tendo a visualização de receitas, despesas e comparativos com o índice, é fácil chegar a um resultado consistente.

2. Use o Balanced Scorecard

A metodologia do Balanced Scorecard (Indicadores Balanceados de Desempenho) existe desde a década de 1990 e é muito utilizada no gerenciamento de empresas. Os condomínios também podem aproveitar este recurso para ter visibilidade e eficiência na elaboração da previsão orçamentária.

Basicamente, ele se divide nos aspectos Financeiro, Processos Internos, Crescimento e Aprendizado e Cliente. Nesse último caso, os condôminos e proprietários ocupam a posição.

Ao dividir as etapas nos quatro grandes grupos, é possível formar um mapa em que serão apresentados os objetivos do condomínio para o próximo exercício financeiro. É uma forma de se ter um panorama sobre quanto dinheiro será necessário, além de servir para embasar a previsão elaborada.

3. Fique atento à gestão de pessoas

Historicamente, o maior custo dos condomínios reside na gestão dos funcionários, pois para cada R$ 1,00 arrecadado, é destinado R$ 0,50 a R$ 0,60 centavos para as despesas relacionadas com mão de obra. Montar equipes e garantir que elas atuem corretamente consomem boa parte das despesas. Mesmo quando há a terceirização, que é mais barata, os valores são altos.

Ao longo do tempo, surgiram modelos que buscam o equilíbrio das contas sem comprometer a qualidade. A portaria virtual, por exemplo, seria um jeito de diminuir o quadro de funcionários. No entanto, é um modelo que ainda está em desenvolvimento.

Para fazer um bom planejamento, portanto, é fundamental acompanhar fatores como horas extras, escala de férias e folgas trabalhadas. Além de tudo, a provisão de recursos é importante para pagamentos como 13º salário e passivos trabalhistas referentes à rescisão. Eles são inevitáveis, e o orçamento deve contemplá-los de forma antecipada. Lembrando que o reajuste anual pelo dissídio das terceirizadas é em janeiro e dos funcionários orgânicos em outubro.

4. Considere implementar a gestão da manutenção

Outro fator que precisa entrar na conta da previsão orçamentária é o gerenciamento da manutenção. Ele se baseia na execução das manutenções preditiva e preventiva. Graças à análise e ao conhecimento, é possível se antecipar a falhas, problemas e custos mais elevados.

Mas tudo isso tem um gasto em provisionamentos. Assim é preciso implementar uma gestão empresarial capaz de explorar, mapear, registrar e acompanhar o ciclo dos itens. Desde a compra até as menores manutenções, exige-se uma checagem completa.

Com o conhecimento adequado, como o ciclo técnico de cada elemento, é possível implementar ações de antecipação. Contudo, é algo que precisa ser muito bem trabalhado com os condôminos, que deverão verificar o valor em adiantar os investimentos.

5. Conheça os níveis de inadimplência

Um dos gargalos financeiros dos condomínios é a inadimplência. Quando o pagamento não é feito em dia, há prejuízos no fluxo de caixa e na previsibilidade de receitas. Portanto, é fundamental conhecer quais são os níveis nesse sentido antes de planejar o orçamento.

Para melhorar os resultados, também deve-se avaliar o Índice Periódico de Mora e Inadimplência Condominial (Ipemic) da AABIC. Ao fazer isso, é possível ter visibilidade sobre quais são os níveis de inadimplência no mercado.

É muito importante provisionar a inadimplência. O ideal é que a execução seja feita com uma ferramenta automatizada, que faça a regressão corretamente. Desse jeito, os valores ficarão dentro do aceitável e a precisão aumenta.

Por fim, alguns condomínios procuram resolver esta situação procurando um novo produto no mercado que garante a arrecadação do condomínio de forma integral, o que melhora o fluxo de caixa e honra as despesas do dia a dia.

6. Realize cotações para novos investimentos

Além das despesas tradicionais do condomínio, como os gastos com pessoal e manutenção, pode ser necessário implementar melhorias e mudanças. É o caso de renovar a fachada ou fazer a substituição de equipamentos antigos.

Para provisionar os recursos adequados, solicite cotações diversas. Evite as indicações pessoais, como de parentes e amigos que fazem o serviço, pois não são bem-vistas.

Com o objetivo de facilitar a tarefa de encontrar o melhor pelo menor preço, é válido usar ferramentas comparadoras. Assim, a escolha é embasada e tem maiores chances de sucesso.

7. Favoreça a comunicação

Como dinheiro é um assunto muito sensível, a comunicação quanto à previsão orçamentária e seus desdobramentos tem que ser reforçada. Novamente, a tecnologia pode ajudar.

Apresentar documentos comprobatórios de receitas e despesas por meio de um portal, por exemplo, diminui os custos e a burocracia. Isso otimiza tempo, espaço e dinheiro sem prejudicar a capacidade dos condôminos de saber como os recursos são e serão usados.

Quanto melhor for a comunicação, menor será o nível de questionamentos e mais fácil em chegar a uma conclusão nesse sentido.

8. Aposte nas informações em tempo real

Ainda que essas ações de exposição de documentos sejam importantes, elas não devem ser feitas de maneira defasada. Apresentar apenas um demonstrativo resumido dos movimentos financeiros pode mais confundir do que trazer transparência para toda a etapa.

Em vez disso, ofereça aos moradores acesso em tempo real sobre os dados relevantes. É interessante que eles possam acompanhar os gastos e receitas conforme acontecem, pois torna a previsão orçamentária especialmente viável.

Além de tudo, o acompanhamento desse tipo ajudará na elaboração da próxima previsão, já que muita gente terá melhor visibilidade.

9. Realize a prestação de contas

Não basta ter a previsão orçamentária aprovada. Após os gastos serem realizados, é preciso garantir a aprovação das contas do síndico. A fiscalização é feita pelo conselho fiscal e/ou consultivo, mas é a assembleia quem dá a palavra final.

Contar com auditorias externas até traz mais segurança para o resultado, mas a decisão é dada pela assembleia formada pelos proprietários. Portanto, não deixe de fazer uma apresentação estruturada, com elementos comprobatórios e que esteja próxima da previsão orçamentária. Isso levará não apenas ao sucesso da atuação como síndico, mas também ao aumento da satisfação de todos os envolvidos.

Ao seguir esses passos, elaborar a previsão orçamentária do condomínio ficará mais fácil. Não deixe de contar com bons parceiros e recursos para ter o máximo de visibilidade e transparência no processo!

Disponível em https://blog.robotton.com.br/veja-como-elaborar-uma-boa-previsao-orcamentaria-em-9-etapas. Acesso em Acesso em 27 mar. 2019